మైక్రోసాఫ్ట్ ఆఫీస్ సూట్ ఒక డేటాబేస్ను సృష్టించడానికి మరియు వారితో పనిచేయడానికి ఒక ప్రత్యేక ప్రోగ్రామ్ను కలిగి ఉంది - యాక్సెస్. అయినప్పటికీ, చాలా మంది వినియోగదారులు ఈ ప్రయోజనాల కోసం మరింత సుపరిచితమైన అనువర్తనాన్ని ఉపయోగించడానికి ఇష్టపడతారు - ఎక్సెల్. ఈ ప్రోగ్రామ్ పూర్తి డేటాబేస్ (డిబి) ను రూపొందించడానికి అన్ని సాధనాలను కలిగి ఉందని గమనించాలి. దీన్ని ఎలా చేయాలో తెలుసుకుందాం.
సృష్టి ప్రక్రియ
ఎక్సెల్ డేటాబేస్ అనేది షీట్ యొక్క నిలువు వరుసలు మరియు వరుసలలో పంపిణీ చేయబడిన నిర్మాణాత్మక సమాచారం.
ప్రత్యేక పరిభాష ప్రకారం, డేటాబేస్ వరుసలకు పేరు పెట్టారు "రికార్డ్స్". ప్రతి ఎంట్రీలో ఒక వ్యక్తి వస్తువు గురించి సమాచారం ఉంటుంది.
నిలువు వరుసలు అంటారు "ఫీల్డ్స్". ప్రతి ఫీల్డ్ అన్ని రికార్డులకు ప్రత్యేక పరామితిని కలిగి ఉంటుంది.
అంటే, ఎక్సెల్ లోని ఏదైనా డేటాబేస్ యొక్క ఫ్రేమ్వర్క్ ఒక సాధారణ పట్టిక.
పట్టిక సృష్టి
కాబట్టి, మొదట, మేము ఒక పట్టికను సృష్టించాలి.
- మేము డేటాబేస్ యొక్క ఫీల్డ్స్ (నిలువు వరుసలు) యొక్క శీర్షికలను నమోదు చేస్తాము.
- డేటాబేస్ యొక్క రికార్డులు (అడ్డు వరుసలు) పేరు నింపండి.
- మేము డేటాబేస్ నింపడానికి ముందుకు వెళ్తాము.
- డేటాబేస్ నిండిన తరువాత, దానిలోని సమాచారాన్ని మా అభీష్టానుసారం ఫార్మాట్ చేస్తాము (ఫాంట్, బోర్డర్స్, ఫిల్, సెలెక్షన్, సెల్కు సంబంధించి టెక్స్ట్ లొకేషన్ మొదలైనవి).
ఇది డేటాబేస్ ఫ్రేమ్వర్క్ యొక్క సృష్టిని పూర్తి చేస్తుంది.
పాఠం: ఎక్సెల్ లో టేబుల్ ఎలా తయారు చేయాలి
డేటాబేస్ లక్షణాలను కేటాయించడం
ఎక్సెల్ పట్టికను కణాల శ్రేణిగా కాకుండా, డేటాబేస్ వలె గ్రహించటానికి, దానికి తగిన లక్షణాలను కేటాయించాల్సిన అవసరం ఉంది.
- టాబ్‌కు వెళ్లండి "డేటా".
- పట్టిక యొక్క మొత్తం పరిధిని ఎంచుకోండి. కుడి క్లిక్ చేయండి. సందర్భ మెనులో, బటన్ పై క్లిక్ చేయండి "పేరు కేటాయించండి ...".
- గ్రాఫ్‌లో "పేరు" మేము డేటాబేస్ పేరు పెట్టాలనుకుంటున్న పేరును సూచించండి. ఒక అవసరం ఏమిటంటే, పేరు అక్షరంతో ప్రారంభం కావాలి మరియు ఖాళీలు ఉండకూడదు. గ్రాఫ్‌లో "పరిధి" మీరు పట్టిక ప్రాంతం యొక్క చిరునామాను మార్చవచ్చు, కానీ మీరు దాన్ని సరిగ్గా ఎంచుకుంటే, మీరు ఇక్కడ ఏదైనా మార్చవలసిన అవసరం లేదు. మీరు ఐచ్ఛికంగా ప్రత్యేక ఫీల్డ్‌లో గమనికను పేర్కొనవచ్చు, కానీ ఈ పరామితి ఐచ్ఛికం. అన్ని మార్పులు చేసిన తర్వాత, బటన్ పై క్లిక్ చేయండి "సరే".
- బటన్ పై క్లిక్ చేయండి "సేవ్" విండో ఎగువ భాగంలో లేదా కీబోర్డ్ సత్వరమార్గాన్ని టైప్ చేయండి Ctrl + S., PC కి కనెక్ట్ చేయబడిన హార్డ్ డ్రైవ్ లేదా తొలగించగల మీడియాలో డేటాబేస్ను సేవ్ చేయడానికి.
ఆ తరువాత మనకు ఇప్పటికే రెడీమేడ్ డేటాబేస్ ఉందని చెప్పగలను. ఇప్పుడు ప్రదర్శించినట్లు మీరు దానితో రాష్ట్రంలో పని చేయవచ్చు, కానీ చాలా అవకాశాలు తగ్గించబడతాయి. డేటాబేస్ను మరింత క్రియాత్మకంగా ఎలా చేయాలో క్రింద మేము చర్చిస్తాము.
క్రమబద్ధీకరించండి మరియు ఫిల్టర్ చేయండి
డేటాబేస్‌లతో పనిచేయడం, మొదటగా, రికార్డులను నిర్వహించడం, ఎంచుకోవడం మరియు క్రమబద్ధీకరించే అవకాశాన్ని అందిస్తుంది. ఈ విధులను మా డేటాబేస్కు కనెక్ట్ చేయండి.
- మేము నిర్వహించబోయే ఫీల్డ్ యొక్క సమాచారాన్ని ఎంచుకుంటాము. టాబ్‌లోని రిబ్బన్‌పై ఉన్న "క్రమబద్ధీకరించు" బటన్పై క్లిక్ చేయండి "డేటా" టూల్‌బాక్స్‌లో క్రమబద్ధీకరించండి మరియు ఫిల్టర్ చేయండి.
క్రమబద్ధీకరణ దాదాపు ఏ పరామితిలోనైనా చేయవచ్చు:
- అక్షర పేరు;
- తేదీ;
- సంఖ్య మొదలైనవి.
- కనిపించే తదుపరి విండోలో, క్రమబద్ధీకరించడానికి ఎంచుకున్న ప్రాంతాన్ని మాత్రమే ఉపయోగించాలా లేదా స్వయంచాలకంగా విస్తరించాలా అనే ప్రశ్న ఉంటుంది. స్వయంచాలక విస్తరణను ఎంచుకోండి మరియు బటన్పై క్లిక్ చేయండి "సార్టింగ్ ...".
- సార్టింగ్ సెట్టింగుల విండో తెరుచుకుంటుంది. ఫీల్డ్‌లో ద్వారా క్రమబద్ధీకరించండి ఇది నిర్వహించబడే ఫీల్డ్ పేరును పేర్కొనండి.
- ఫీల్డ్‌లో "క్రమీకరించు" ఇది ఎలా నిర్వహించబడుతుందో సూచిస్తుంది. DB కోసం పరామితిని ఎంచుకోవడం మంచిది "విలువలు".
- ఫీల్డ్‌లో "ఆర్డర్" సార్టింగ్ ఏ క్రమంలో నిర్వహించబడుతుందో సూచించండి. వివిధ రకాల సమాచారం కోసం, ఈ విండోలో వేర్వేరు విలువలు ప్రదర్శించబడతాయి. ఉదాహరణకు, టెక్స్ట్ డేటా కోసం - ఇది విలువ అవుతుంది "A నుండి Z వరకు" లేదా "Z నుండి A వరకు", మరియు సంఖ్యా కోసం - "ఆరోహణ" లేదా "అవరోహణ".
- విలువ చుట్టూ ఉండేలా చూసుకోవడం ముఖ్యం "నా డేటాలో శీర్షికలు ఉన్నాయి" చెక్ మార్క్ ఉంది. అది కాకపోతే, మీరు దానిని ఉంచాలి.
అవసరమైన అన్ని పారామితులను నమోదు చేసిన తరువాత, బటన్ పై క్లిక్ చేయండి "సరే".
ఆ తరువాత, డేటాబేస్లోని సమాచారం పేర్కొన్న సెట్టింగుల ప్రకారం క్రమబద్ధీకరించబడుతుంది. ఈ సందర్భంలో, మేము సంస్థ యొక్క ఉద్యోగుల పేర్లతో క్రమబద్ధీకరించాము.
- ఎక్సెల్ డేటాబేస్లో పనిచేసేటప్పుడు అత్యంత అనుకూలమైన సాధనాల్లో ఒకటి ఆటోఫిల్టర్. సెట్టింగుల బ్లాక్‌లో డేటాబేస్ యొక్క మొత్తం పరిధిని మేము ఎంచుకుంటాము క్రమబద్ధీకరించండి మరియు ఫిల్టర్ చేయండి బటన్ పై క్లిక్ చేయండి "వడపోత".
- మీరు గమనిస్తే, ఆ తరువాత ఫీల్డ్ పేర్లతో ఉన్న కణాలలో పిక్టోగ్రామ్స్ విలోమ త్రిభుజాల రూపంలో కనిపించాయి. మేము ఫిల్టర్ చేయబోయే విలువ యొక్క కాలమ్ యొక్క చిహ్నంపై క్లిక్ చేస్తాము. తెరిచే విండోలో, మేము రికార్డులను దాచాలనుకుంటున్న విలువలను ఎంపిక చేయవద్దు. ఎంపిక చేసిన తర్వాత, బటన్ పై క్లిక్ చేయండి "సరే".
మీరు గమనిస్తే, ఆ తరువాత, మేము తనిఖీ చేయని విలువలను కలిగి ఉన్న అడ్డు వరుసలు పట్టిక నుండి దాచబడ్డాయి.
- మొత్తం డేటాను స్క్రీన్‌కు తిరిగి ఇవ్వడానికి, మేము ఫిల్టర్ చేసిన కాలమ్ యొక్క చిహ్నంపై క్లిక్ చేసి, తెరిచిన విండోలో, అన్ని అంశాల ఎదురుగా ఉన్న పెట్టెలను తనిఖీ చేయండి. అప్పుడు బటన్ పై క్లిక్ చేయండి "సరే".
- వడపోతను పూర్తిగా తొలగించడానికి, బటన్ పై క్లిక్ చేయండి "వడపోత" టేప్‌లో.
పాఠం: ఎక్సెల్ లో డేటాను క్రమబద్ధీకరించండి మరియు ఫిల్టర్ చేయండి
అన్వేషణ
పెద్ద డేటాబేస్ ఉంటే, ప్రత్యేక సాధనాన్ని ఉపయోగించి శోధించడం సౌకర్యంగా ఉంటుంది.
- దీన్ని చేయడానికి, టాబ్‌కు వెళ్లండి "హోమ్" మరియు టూల్‌బాక్స్‌లోని రిబ్బన్‌పై "ఎడిటింగ్" బటన్ పై క్లిక్ చేయండి కనుగొని హైలైట్ చేయండి.
- మీరు కోరుకున్న విలువను పేర్కొనదలిచిన విండో తెరుచుకుంటుంది. ఆ తరువాత, బటన్ పై క్లిక్ చేయండి "తదుపరి కనుగొనండి" లేదా అన్నీ కనుగొనండి.
- మొదటి సందర్భంలో, పేర్కొన్న విలువ ఉన్న మొదటి సెల్ చురుకుగా మారుతుంది.
రెండవ సందర్భంలో, ఈ విలువను కలిగి ఉన్న కణాల మొత్తం జాబితా తెరవబడుతుంది.
పాఠం: ఎక్సెల్ లో సెర్చ్ ఎలా చేయాలి
ప్రాంతాలను స్తంభింపజేయండి
రికార్డులు మరియు ఫీల్డ్‌ల పేర్లతో కణాలను పరిష్కరించడానికి డేటాబేస్ను సృష్టించేటప్పుడు ఇది సౌకర్యంగా ఉంటుంది. పెద్ద డేటాబేస్ తో పనిచేసేటప్పుడు - ఇది కేవలం అవసరమైన పరిస్థితి. లేకపోతే, ఏ వరుస లేదా కాలమ్ ఒక నిర్దిష్ట విలువకు అనుగుణంగా ఉందో చూడటానికి మీరు నిరంతరం షీట్ ద్వారా స్క్రోలింగ్ చేయడానికి సమయం కేటాయించాలి.
- సెల్, మీరు పరిష్కరించదలచిన పైన మరియు ఎడమ వైపున ఉన్న ప్రాంతాన్ని ఎంచుకోండి. ఇది శీర్షిక క్రింద మరియు ఎంట్రీల పేర్ల కుడి వైపున ఉంటుంది.
- ట్యాబ్‌లో ఉండటం "చూడండి" బటన్ పై క్లిక్ చేయండి "లాక్ ప్రాంతాలు"సాధన సమూహంలో ఉంది "విండో". డ్రాప్-డౌన్ జాబితాలో, విలువను ఎంచుకోండి "లాక్ ప్రాంతాలు".
మీరు డేటా షీట్‌ను ఎంత దూరం స్క్రోల్ చేసినా ఇప్పుడు ఫీల్డ్‌లు మరియు రికార్డుల పేర్లు మీ కళ్ల ముందు ఉంటాయి.
పాఠం: ఎక్సెల్ లో ఒక ప్రాంతాన్ని ఎలా పిన్ చేయాలి
డ్రాప్ డౌన్ జాబితా
పట్టికలోని కొన్ని ఫీల్డ్‌ల కోసం, డ్రాప్-డౌన్ జాబితాను నిర్వహించడం సరైనది, తద్వారా వినియోగదారులు, కొత్త రికార్డులను జోడించి, కొన్ని పారామితులను మాత్రమే పేర్కొనగలరు. ఇది క్షేత్రానికి సంబంధించినది, ఉదాహరణకు "లింగం". నిజమే, రెండు ఎంపికలు మాత్రమే ఉన్నాయి: మగ మరియు ఆడ.
- అదనపు జాబితాను సృష్టించండి. మరొక షీట్లో ఉంచడం చాలా సౌకర్యంగా ఉంటుంది. అందులో డ్రాప్-డౌన్ జాబితాలో కనిపించే విలువల జాబితాను సూచిస్తాము.
- ఈ జాబితాను ఎంచుకుని, కుడి మౌస్ బటన్‌తో దానిపై క్లిక్ చేయండి. కనిపించే మెనులో, ఎంచుకోండి "పేరు కేటాయించండి ...".
- ఇప్పటికే మాకు తెలిసిన విండో తెరుచుకుంటుంది. సంబంధిత ఫీల్డ్‌లో, పైన పేర్కొన్న షరతుల ప్రకారం, మేము మా పరిధికి ఒక పేరును కేటాయిస్తాము.
- మేము డేటాబేస్ తో షీట్కు తిరిగి వస్తాము. డ్రాప్-డౌన్ జాబితా వర్తించే పరిధిని ఎంచుకోండి. టాబ్‌కు వెళ్లండి "డేటా". బటన్ పై క్లిక్ చేయండి డేటా ధృవీకరణటూల్‌బాక్స్‌లోని రిబ్బన్‌పై ఉంది "డేటాతో పని చేయండి".
- కనిపించే విలువలను తనిఖీ చేసే విండో తెరుచుకుంటుంది. ఫీల్డ్‌లో "డేటా రకం" స్విచ్ స్థానంలో ఉంచండి "జాబితా". ఫీల్డ్‌లో "మూల" గుర్తును సెట్ చేయండి "=" మరియు వెంటనే, ఖాళీ లేకుండా, డ్రాప్-డౌన్ జాబితా పేరు రాయండి, మేము అతనికి కొంచెం ఎక్కువ ఇచ్చాము. ఆ తరువాత, బటన్ పై క్లిక్ చేయండి "సరే".
ఇప్పుడు, మీరు పరిమితిని సెట్ చేసిన పరిధిలో డేటాను నమోదు చేయడానికి ప్రయత్నించినప్పుడు, స్పష్టంగా సెట్ చేసిన విలువల మధ్య మీరు ఎంచుకోగల జాబితా కనిపిస్తుంది.
మీరు ఈ కణాలలో ఏకపక్ష అక్షరాలను వ్రాయడానికి ప్రయత్నిస్తే, దోష సందేశం కనిపిస్తుంది. మీరు తిరిగి వెళ్లి సరైన ఎంట్రీ ఇవ్వాలి.
పాఠం: ఎక్సెల్ లో డ్రాప్ డౌన్ జాబితాను ఎలా తయారు చేయాలి
వాస్తవానికి, డేటాబేస్లను సృష్టించడానికి ప్రత్యేకమైన ప్రోగ్రామ్‌లకు ఎక్సెల్ దాని సామర్థ్యాలలో తక్కువగా ఉంది. అయినప్పటికీ, చాలా సందర్భాలలో డేటాబేస్ సృష్టించాలనుకునే వినియోగదారుల అవసరాలను తీర్చగల సాధనాలు ఇందులో ఉన్నాయి. ఎక్సెల్ ఫీచర్లు, ప్రత్యేకమైన అనువర్తనాలతో పోల్చితే, సాధారణ వినియోగదారులకు బాగా తెలుసు, ఈ విషయంలో, మైక్రోసాఫ్ట్ అభివృద్ధికి కొన్ని ప్రయోజనాలు కూడా ఉన్నాయి.
